Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Floow GmbH (in Gründung)
c/o Centrio AG, Oberdorfstrasse 11, 6340 Baar, Schweiz
E-Mail: datenschutz@floow.ch
Website: floow.ch

2. Welche Daten wir bearbeiten und warum

2.1 Websitebesuch

Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten erhoben:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite
• Browsertyp und Betriebssystem
• Referrer-URL

Zweck: Sicherer Betrieb der Website (Art. 8 DSG).
Speicherdauer: 30 Tage, dann automatische Löschung.

2.2 Registrierung und Benutzerkonto

Bei der Erstellung eines Kontos bearbeiten wir:

• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (ausschliesslich als sicherer Hash gespeichert, niemals im Klartext)
• Telefonnummer (optional)

Zweck: Erbringung unserer Dienstleistungen, Identifikation.
Speicherdauer: Dauer des Vertragsverhältnisses + 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht OR).

2.3 Firmengründungs-Prozess

Im Rahmen des Gründungsassistenten bearbeiten wir:

• Firmenname, Sitz, Rechtsform
• Zweck der Gesellschaft
• Namen und Wohnsitz der Gründer
• Stammkapital und Anteilsverteilung
• Hochgeladene Dokumente (Ausweise, Statuten-Entwürfe)

Zweck: Erstellung von Gründungsunterlagen, Begleitung und Beurkundung durch unseren Partner-Notar (siehe Abschnitt 2.11).
Speicherdauer: 10 Jahre ab Gründung.

2.4 Identitätsprüfung (KYC)

Zur gesetzlichen Identitätsprüfung gemäss GwG bearbeiten wir:

• Ausweisdokument (Pass oder ID-Karte)
• Selfie zur Liveness-Prüfung
• Geburtsdatum, Nationalität

Rechtsgrundlage: Gesetzliche Pflicht (GwG Art. 3).
Speicherdauer: 10 Jahre (GwG Art. 7).
Hinweis: Ausweiskopien sind besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c DSG). Sie werden verschlüsselt auf Schweizer Servern gespeichert.

2.5 Zahlungen

Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. Floow speichert keine Kreditkartendaten. Stripe verarbeitet Kartendaten nach PCI-DSS eigenständig.

2.6 Elektronische Signaturen

Für qualifizierte Signaturen (QES) arbeiten wir mit Skribble AG zusammen (Schweizer Anbieter, Zürich).

2.7 E-Mail-Kommunikation

Transaktionale E-Mails über Infomaniak Mail (Schweizer Anbieter, Genf; Versand per SMTP).

2.8 KI-gestützte Funktionen

Floow nutzt KI für die Chat-Assistentin Donna (Gründungs- und Betriebsberatung). Die Verarbeitung läuft über Infomaniak AI Services (Schweizer Anbieter) — vollständig in der Schweiz.

• Chat-Nachrichten: Deine Eingaben werden zur Beantwortung an Infomaniak AI Services übermittelt und in der Schweiz verarbeitet
• Rückfallebene: Fällt der Schweizer Dienst aus, kann die Verarbeitung ersatzweise über AWS (Amazon Web Services, Region Frankfurt, EU) erfolgen — auf Basis von Standardvertragsklauseln (EU SCCs mit Swiss Addendum) gemäss Art. 16 DSG. Eine Verarbeitung in den USA findet nicht statt und wird technisch unterbunden (Souveränitäts-Prüfung im Code)
• Kein Training: Eingaben werden nach Angaben der Anbieter nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nicht dauerhaft beim KI-Anbieter gespeichert
• Zustimmung erforderlich: Für die Chat-Funktion ist deine ausdrückliche Zustimmung erforderlich; du erteilst sie beim Onboarding und kannst sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen

Welche Komponente bei welchem Anbieter an welchem Standort läuft, legen wir laufend und prüfbar offen: floow.ch/schweiz. Wo KI bei Floow mitarbeitet und wer freigibt: floow.ch/ki-transparenz.
Datenverarbeitungsvertrag: Auf Anfrage bei datenschutz@floow.ch

2.9 Beta-Testphase

Floow befindet sich aktuell in der Beta-Testphase (Start: März 2026). Während der Beta gelten folgende speziellen Regelungen:

• Zweck der Datenspeicherung: Produktverbesserung, Fehleranalyse, Performanz-Monitoring
• Speicherdauer: Alle Chat-Daten, Interaktions-Logs und Beta-Feedback werden bis zum Ende der Beta-Testphase plus 30 Tage nach Abschluss (voraussichtlich 31. Dezember 2026) gespeichert, danach vollständig gelöscht
• Betroffene Daten: Konversationen mit KI-Assistenten, Nutzungsverhalten, Fehlerberichte, Nutzungsstatistiken
• Analytics: Floow nutzt anonyme Nutzungsanalyse mit PostHog CE (Schweizer Server) nach deiner Einwilligung im Cookie-Banner, ergänzt durch eigene, serverseitige Produkt-Ereignisse (kein Google Analytics, Mixpanel oder andere Drittanbieter)
• Dein Recht auf Löschung: Jederzeit kontaktierbar unter datenschutz@floow.ch — wir löschen deine Daten innerhalb von 7 Tagen

Nach Beta-Ende: Die Beta-Daten werden vollständig aus unserem System gelöscht. Nur die regulären Account-Daten (Profil, Firmengründungs-Unterlagen) bleiben gemäss Abschnitt 2.2–2.3 erhalten.

2.10 Postfach & Kalender deiner Firma

Sofern du diese Funktion nutzt: Auf deinen Wunsch verbindest du unter Firma › Postfach & Kalender das Postfach und den Kalender deiner Firma bei Infomaniak (Schweiz) mit Floow. Zum Start nur Postfächer bei Floow bzw. Infomaniak.

• Zugang: Du gibst kein Passwort ein. Floow richtet für das Postfach deiner Firma bei Infomaniak einen eigenen Zugang „Floow“ ein (einen Geräte-Zugang für IMAP und SMTP genau dieses Postfachs — nicht für deinen Kalender und nicht für ein Infomaniak-Konto). Dessen Passwort erzeugt Floow selbst und speichert es verschlüsselt (AES-256) mit einem eigenen Schlüssel für deine Firma; dieser Schlüssel ist seinerseits mit einem Hauptschlüssel verschlüsselt, der nicht in der Datenbank liegt. Welche Postfächer zu deiner Firma gehören, legt Floow fest; du wählst nur unter diesen. Jedes Einrichten und Löschen eines Zugangs halten wir mit deiner Firma im Protokoll fest
• Was Donna darf, bestimmst du: Jede Stufe (Mails lesen, Pendenzen und Entwürfe, Kalender „Floow“ führen, im Hintergrund arbeiten, Postfach ordnen, Leistungen in Entwürfen) ist einzeln und bei neuer Verbindung ausgeschaltet. Du schaltest sie selbst ein und jederzeit wieder aus; jede Änderung halten wir mit Zeitpunkt und Wortlaut fest. Was nach aussen geht, braucht immer deinen Tipp
• Mail-Inhalte: In der Floow-Datenbank liegen nur Absender, Betreff, Datum, technische Kennung, Donnas Zusammenfassung, Kategorie und daraus entstandene Pendenzen oder Termine. Den vollständigen Text und die Anhänge speichern wir nicht — sie bleiben in deinem Postfach und werden beim Öffnen direkt von dort geholt
• KI: Zusammenfassungen und Entwürfe entstehen ausschliesslich über Infomaniak AI Services in der Schweiz. Für diese Funktion gibt es keine Rückfallebene ausserhalb der Schweiz; fällt der Dienst aus, erscheint die Mail ohne Zusammenfassung
• Speicherdauer: Daten zu einer Mail löschen wir 90 Tage nach Erledigung, spätestens aber 12 Monate nach Eingang. Trennst du die Verbindung, stoppen alle Zugriffe sofort, Floow löscht seinen Zugang bei Infomaniak und vernichtet den Schlüssel dazu, die Adresse wird sofort unkenntlich gemacht, und alle übrigen Daten zum Postfach deiner Firma sind nach 30 Tagen gelöscht. Ist Infomaniak beim Trennen nicht erreichbar, holt Floow das Löschen des Zugangs nach; bis dahin behalten wir nur dessen Nummer. Unsere täglichen Datenbank-Sicherungen (Schweiz) werden nach höchstens 14 Tagen überschrieben; das verschlüsselte Passwort darin ist wertlos, sobald der Zugang bei Infomaniak gelöscht ist
• Zugriffsprotokoll: Jeder Zugriff auf dein Postfach und deinen Kalender wird protokolliert (Art, Zeit, Anzahl — nie Inhalte); du siehst das Protokoll in Floow
• Wer den Zugang nutzen kann: Benutzt wird er nur von Floow-Diensten für dein Postfach, im Umfang deiner Stufen. Kein anderer Kunde und kein Floow-Mitarbeiter kann das Passwort in Floow einsehen. Ein Restrisiko bleibt: Wer die Server von Floow mit vollen Rechten verwaltet, könnte es technisch entschlüsseln — dazu gehören heute auch Floows interne Betriebs-Werkzeuge (KI-Agenten für Entwicklung und Betrieb), die unter dem Verwaltungskonto des Servers laufen. Dasselbe gilt für Floows Schlüssel zur Infomaniak-Schnittstelle, mit dem Floow die Zugänge einrichtet und der für alle von Floow verwalteten Postfächer gilt
• Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 6 DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit widerrufbar unter Firma › Postfach & Kalender oder bei datenschutz@floow.ch

2.11 Partner-Notar

Sobald du meldest, dass du das Kapital eingezahlt hast, sieht unser Partner-Notar deine Unterlagen und begleitet deine Gründung bis zur Beurkundung.

• Rolle: Eine GmbH oder AG entsteht in der Schweiz nur mit öffentlicher Beurkundung. Dafür arbeitet Floow mit einem Partner-Notar zusammen. Er ist kein Auftragsbearbeiter von Floow, sondern für seine Bearbeitung selbst verantwortlich
• Was er sieht: die Angaben und Unterlagen deiner Gründung — Firma, Rechtsform, Sitz, Domizil und Zweck; die Personalien der Gründerinnen und Gründer und der Organe (Name, Geburtsdatum, Heimatort, Staatsangehörigkeit, Wohnadresse; bei einer Firma als Gründerin UID, Sitz und Vertretung); Kapital und Anteile; Geschäftsführung, Zeichnungsberechtigung und Revision; den Stand der Kapitaleinzahlung samt Bestätigung der Bank; die Gründungsdokumente (etwa Statuten, Errichtungsakt, Anmeldung beim Handelsregister, Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen) als Entwurf oder finale Fassung; und was noch fehlt
• Was er nicht sieht: deine Gespräche mit Donna, deine Unterlagen aus der Identitätsprüfung (Abschnitt 2.4), deine Zahlungsdaten und alles, was nicht zur Gründung gehört, etwa Post, Rechnungen oder dein Postfach
• Wozu: Er begleitet deine Gründung, damit die Unterlagen schon während des Aufbaus für die Beurkundung taugen: Er gibt Rückmeldungen, solange sich noch alles ändern lässt, und bereitet die Beurkundung vor. Floow gibt ihm die Angaben ausschliesslich dafür
• Ab wann: ab dem Moment, in dem du meldest, dass du das Kapital eingezahlt hast (oder die Bestätigung der Bank hochlädst), nicht erst, wenn du die Unterlagen an den Notar übergibst. Ein Konto, das Floow nur ausprobiert und keine Gründung gestartet hat, sieht er nicht
• Berufsgeheimnis: Als Notar untersteht er dem gesetzlichen Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB). Sein Zugang ist durch Passwort und zweiten Faktor geschützt, und jeder Aufruf eines Dossiers wird protokolliert
• Löschung: Löschst du deine Gründung oder brichst du sie ab, verschwindet sie sofort aus seiner Sicht in Floow. Unterlagen, die er für eine Beurkundung erhalten hat, bewahrt er nach den Vorschriften auf, die für Notare gelten
• Rechtsgrundlage: die Abwicklung deines Gründungsauftrags (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig; beim Start der Gründung weisen wir dich darauf hin

3. Auftragsbearbeiter

Daten werden nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Für deine Gründung sieht sie zusätzlich unser Partner-Notar — er ist kein Auftragsbearbeiter, sondern selbst verantwortlich (siehe Abschnitt 2.11). Den aktuellen, prüfbaren Stand jeder Komponente legen wir offen unter floow.ch/schweiz.

4. Datenübermittlung ins Ausland

Nutzerdaten werden in der Schweiz gespeichert und verarbeitet. Zwei Ausnahmen: die Zahlungsabwicklung über Stripe (EU/USA, PCI-DSS) und die technische KI-Rückfallebene über AWS in Frankfurt (EU, siehe Abschnitt 2.8). In beiden Fällen erfolgt die Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln (EU SCCs mit Swiss Addendum) gemäss Art. 16 DSG.

5. Deine Rechte

Auskunftsrecht (Art. 25 DSG): Jederzeit anfragbar.

Berichtigungsrecht: Unrichtige Daten werden korrigiert.

Löschungsrecht: Vollständige Kontolöschung im Dashboard möglich.

Datenportabilität: Export als JSON/PDF auf Anfrage.

Anfragen an: datenschutz@floow.ch — Antwort innerhalb 30 Tagen.

6. Cookies und Tracking

Technisch notwendige Cookies (Session, Authentifizierung) setzen wir immer. Zusätzlich zeigen wir dir beim ersten Besuch ein Banner für anonyme Nutzungsanalyse (PostHog CE, Schweizer Server) — sie läuft nur, wenn du zustimmst, und dient ausschliesslich der Produktverbesserung. Kein Remarketing, keine Werbecookies, keine Weitergabe an Dritte.

7. Datensicherheit

• TLS 1.3 für alle Übertragungen
• AES-256 für gespeicherte Daten
• Row-Level Security: jeder Nutzer sieht nur seine Daten
• Zugriffskontrollen und Least-Privilege-Prinzip
• 2-Faktor-Authentifizierung verfügbar

8. Datenpannen

Im Fall einer Datenpanne werden betroffene Nutzer unverzüglich informiert. EDÖB-Meldung bei hohem Risiko für Betroffene.

9. Minderjährige

Floow richtet sich ausschliesslich an Personen ab 18 Jahren.

10. Änderungen

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir per E-Mail. Aktuelle Version unter floow.ch/datenschutz.

11. Kontakt und Aufsichtsbehörde

datenschutz@floow.ch

Aufsichtsbehörde:
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Feldeggweg 1, 3003 Bern — www.edoeb.admin.ch