Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Floow GmbH (in Gründung)
c/o Centrio AG, Oberdorfstrasse 11, 6340 Baar, Schweiz
E-Mail: datenschutz@floow.ch
Website: floow.ch

2. Welche Daten wir bearbeiten und warum

2.1 Websitebesuch

Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten erhoben:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite
• Browsertyp und Betriebssystem
• Referrer-URL

Zweck: Sicherer Betrieb der Website (Art. 8 DSG).
Speicherdauer: 30 Tage, dann automatische Löschung.

2.2 Registrierung und Benutzerkonto

Bei der Erstellung eines Kontos bearbeiten wir:

• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (ausschliesslich als sicherer Hash gespeichert, niemals im Klartext)
• Telefonnummer (optional)

Zweck: Erbringung unserer Dienstleistungen, Identifikation.
Speicherdauer: Dauer des Vertragsverhältnisses + 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht OR).

2.3 Firmengründungs-Prozess

Im Rahmen des Gründungsassistenten bearbeiten wir:

• Firmenname, Sitz, Rechtsform
• Zweck der Gesellschaft
• Namen und Wohnsitz der Gründer
• Stammkapital und Anteilsverteilung
• Hochgeladene Dokumente (Ausweise, Statuten-Entwürfe)

Zweck: Erstellung von Gründungsunterlagen, Weiterleitung an Notariat.
Speicherdauer: 10 Jahre ab Gründung.

2.4 Identitätsprüfung (KYC)

Zur gesetzlichen Identitätsprüfung gemäss GwG bearbeiten wir:

• Ausweisdokument (Pass oder ID-Karte)
• Selfie zur Liveness-Prüfung
• Geburtsdatum, Nationalität

Rechtsgrundlage: Gesetzliche Pflicht (GwG Art. 3).
Speicherdauer: 10 Jahre (GwG Art. 7).
Hinweis: Ausweiskopien sind besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c DSG). Sie werden verschlüsselt auf Schweizer Servern gespeichert.

2.5 Zahlungen

Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. Floow speichert keine Kreditkartendaten. Stripe verarbeitet Kartendaten nach PCI-DSS eigenständig.

2.6 Elektronische Signaturen

Für qualifizierte Signaturen (QES) arbeiten wir mit Skribble AG zusammen (Schweizer Anbieter, Zürich).

2.7 E-Mail-Kommunikation

Transaktionale E-Mails über Infomaniak Mail (Schweizer Anbieter, Genf; Versand per SMTP).

2.8 KI-gestützte Funktionen

Floow nutzt KI für die Chat-Assistentin Donna (Gründungs- und Betriebsberatung). Die Verarbeitung läuft über Infomaniak AI Services (Schweizer Anbieter) — vollständig in der Schweiz.

• Chat-Nachrichten: Deine Eingaben werden zur Beantwortung an Infomaniak AI Services übermittelt und in der Schweiz verarbeitet
• Rückfallebene: Fällt der Schweizer Dienst aus, kann die Verarbeitung ersatzweise über AWS (Amazon Web Services, Region Frankfurt, EU) erfolgen — auf Basis von Standardvertragsklauseln (EU SCCs mit Swiss Addendum) gemäss Art. 16 DSG. Eine Verarbeitung in den USA findet nicht statt und wird technisch unterbunden (Souveränitäts-Prüfung im Code)
• Kein Training: Eingaben werden nach Angaben der Anbieter nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nicht dauerhaft beim KI-Anbieter gespeichert
• Zustimmung erforderlich: Für die Chat-Funktion ist deine ausdrückliche Zustimmung erforderlich; du erteilst sie beim Onboarding und kannst sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen

Welche Komponente bei welchem Anbieter an welchem Standort läuft, legen wir laufend und prüfbar offen: floow.ch/schweiz.
Datenverarbeitungsvertrag: Auf Anfrage bei datenschutz@floow.ch

2.9 Beta-Testphase

Floow befindet sich aktuell in der Beta-Testphase (Start: März 2026). Während der Beta gelten folgende speziellen Regelungen:

• Zweck der Datenspeicherung: Produktverbesserung, Fehleranalyse, Performanz-Monitoring
• Speicherdauer: Alle Chat-Daten, Interaktions-Logs und Beta-Feedback werden bis zum Ende der Beta-Testphase plus 30 Tage nach Abschluss (voraussichtlich 31. Dezember 2026) gespeichert, danach vollständig gelöscht
• Betroffene Daten: Konversationen mit KI-Assistenten, Nutzungsverhalten, Fehlerberichte, Nutzungsstatistiken
• Analytics: Floow nutzt ausschliesslich eigenes Analytics-Tracking (kein Google Analytics, Mixpanel oder andere Drittanbieter)
• Dein Recht auf Löschung: Jederzeit kontaktierbar unter datenschutz@floow.ch — wir löschen deine Daten innerhalb von 7 Tagen

Nach Beta-Ende: Die Beta-Daten werden vollständig aus unserem System gelöscht. Nur die regulären Account-Daten (Profil, Firmengründungs-Unterlagen) bleiben gemäss Abschnitt 2.2–2.3 erhalten.

3. Auftragsbearbeiter

Daten werden nicht zu Werbezwecken oder an Dritte weitergegeben. Den aktuellen, prüfbaren Stand jeder Komponente legen wir offen unter floow.ch/schweiz.

4. Datenübermittlung ins Ausland

Nutzerdaten werden in der Schweiz gespeichert und verarbeitet. Zwei Ausnahmen: die Zahlungsabwicklung über Stripe (EU/USA, PCI-DSS) und die technische KI-Rückfallebene über AWS in Frankfurt (EU, siehe Abschnitt 2.8). In beiden Fällen erfolgt die Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln (EU SCCs mit Swiss Addendum) gemäss Art. 16 DSG.

5. Deine Rechte

Auskunftsrecht (Art. 25 DSG): Jederzeit anfragbar.

Berichtigungsrecht: Unrichtige Daten werden korrigiert.

Löschungsrecht: Vollständige Kontolöschung im Dashboard möglich.

Datenportabilität: Export als JSON/PDF auf Anfrage.

Anfragen an: datenschutz@floow.ch — Antwort innerhalb 30 Tagen.

6. Cookies und Tracking

Ausschliesslich technisch notwendige Cookies (Session, Authentifizierung). Kein Tracking, kein Remarketing, keine Werbecookies.

7. Datensicherheit

• TLS 1.3 für alle Übertragungen
• AES-256 für gespeicherte Daten
• Row-Level Security: jeder Nutzer sieht nur seine Daten
• Zugriffskontrollen und Least-Privilege-Prinzip
• 2-Faktor-Authentifizierung verfügbar

8. Datenpannen

Im Fall einer Datenpanne werden betroffene Nutzer unverzüglich informiert. EDÖB-Meldung bei hohem Risiko für Betroffene.

9. Minderjährige

Floow richtet sich ausschliesslich an Personen ab 18 Jahren.

10. Änderungen

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir per E-Mail. Aktuelle Version unter floow.ch/datenschutz.

11. Kontakt und Aufsichtsbehörde

datenschutz@floow.ch

Aufsichtsbehörde:
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Feldeggweg 1, 3003 Bern — www.edoeb.admin.ch