Du willst deinen ersten Mitarbeiter einstellen — ein wichtiger Schritt. Und gleichzeitig der Moment, in dem sich vieles verändert: Du wirst zum Arbeitgeber, und damit gelten plötzlich Dutzende neue Regeln.
Viele Gründer unterschätzen den administrativen Aufwand der ersten Anstellung. Arbeitsvertrag, AHV-Anmeldung, UVG-Versicherung, BVG-Anschluss, Quellensteuer bei ausländischen Mitarbeitenden — alles muss vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein. Wer das vergisst, riskiert Nachzahlungen und im schlimmsten Fall persönliche Haftung.
Dieser Leitfaden gibt dir eine konkrete Checkliste und erklärt alle Pflichten, die mit der ersten Anstellung entstehen.
Das neue Regelwerk als Arbeitgeber
Als Gründer warst du bis jetzt "nur" Geschäftsführer deiner GmbH. Mit dem ersten Mitarbeiter kommen neue Gesetze ins Spiel:
- Obligationenrecht (OR): Art. 319–362 regeln Arbeitsvertrag, Lohnfortzahlung, Kündigung, Ferienanspruch.
- Arbeitsgesetz (ArG): Maximale Arbeitszeiten, Ruhepausen, Nacht- und Sonntagsarbeit, Gesundheitsschutz.
- AHVG: AHV/IV/EO-Pflichten als Arbeitgeber.
- BVG: Pensionskassenpflicht ab bestimmten Einkommensgrenzen.
- UVG: Unfallversicherungspflicht für alle Mitarbeitenden.
- Quellensteuergesetz: Bei ausländischen Mitarbeitenden ohne C-Ausweis.
Du musst diese Gesetze nicht auswendig können. Aber du musst wissen, dass sie existieren — und sicherstellen, dass deine Prozesse sie erfüllen.
Checkliste: Vor dem ersten Arbeitstag
- ✅ Schriftlicher Arbeitsvertrag aufgesetzt und unterzeichnet
- ✅ AHV-Anmeldung des Mitarbeitenden bei der kantonalen Ausgleichskasse
- ✅ UVG-Versicherung (SUVA oder privat) angemeldet und Mitarbeiter angemeldet
- ✅ BVG-Anschluss geprüft: Ist der Lohn über CHF 22’280? → Pensionskasse anmelden
- ✅ Quellensteuer: Hat der Mitarbeiter einen C-Ausweis? Wenn nicht → Quellensteuer-Pflicht prüfen
- ✅ KTG-Versicherung (Krankentaggeld) abgeschlossen oder alternativ OR 324a Lohnfortzahlungspflicht beachten
- ✅ Personalblatt ausgefüllt (AHV-Nr., Adresse, Zivilstand, Nationalität)
- ✅ Lohnbuchhaltungssoftware eingerichtet
- ✅ Erster Lohn geplant und Bankverbindung hinterlegt
Arbeitsvertrag: Was muss rein?
Einen Arbeitsvertrag schriftlich zu gestalten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben — aber dringend empfohlen. OR Art. 330a verpflichtet den Arbeitgeber, auf Verlangen des Arbeitnehmers ein Zeugnis auszustellen. Ohne schriftlichen Vertrag entstehen bei Streitigkeiten immer Beweislastprobleme.
Ein guter Arbeitsvertrag für eine Schweizer GmbH enthält:
- Name und Adresse beider Parteien
- Stellenbezeichnung und Aufgabenbeschreibung
- Arbeitsbeginn und -ort
- Pensum (Vollzeit 100% oder Teilzeit X%)
- Bruttolohn (monatlich oder jährlich) + 13. Monatslohn (ob ja/nein)
- Probezeit (1 Monat, verlängerbar auf max. 3 Monate)
- Ferienanspruch (mind. 20 Arbeitstage/Jahr)
- Kündigungsfristen (Probezeit: 7 Tage; nach Probezeit: gesetzliche Fristen)
- Überzeit-Regelung (abgelten oder Kompensation mit Freizeit)
- Datenschutzklausel
- Allfälliges Konkurrenzverbot (muss schriftlich sein, max. 3 Jahre, geographisch begrenzt)
Probezeit: Rechte und Pflichten
Die Probezeit schützt beide Seiten. Sie beträgt standardmässig 1 Monat, kann vertraglich auf maximal 3 Monate verlängert werden.
Während der Probezeit:
- Kündigung möglich mit 7 Tagen Frist (beiderseits)
- Kein erweiterter Kündigungsschutz
- Aber: Kündigung während Krankheit verlängert die Probezeit entsprechend (OR Art. 335b Abs. 3)
Nach der Probezeit: Die Kündigungsfristen wachsen mit der Dienstjahresstaffel (1 Monat im 1. Jahr, 2 Monate im 2.–9. Jahr, 3 Monate ab 10. Jahr). Wichtig: Du kannst vertraglich längere Fristen vereinbaren, aber nicht kürzere.
Sozialversicherungen anmelden
Vor oder spätestens am ersten Arbeitstag müssen angemeldet sein:
- AHV/ALV: Mitarbeiter bei der AHV-Ausgleichskasse anmelden. Dazu brauchst du die AHV-Versichertennummer des Mitarbeitenden (auf dem AHV-Ausweis oder der Krankenkassenkarte).
- UVG: Mitarbeiter bei der Unfallversicherung anmelden. Bei SUVA: automatisch, wenn du schon registriert bist. Bei privater UVG: per Formular oder Online-Portal.
- BVG: Prüfe ob Lohn über CHF 22’280/Jahr. Wenn ja: Mitarbeiter bei der Pensionskasse anmelden. Wichtig: Das muss zeitnah passieren — BVG-Deckung beginnt erst mit Anmeldung.
- KTG: Optional, aber empfohlen. Melde den Mitarbeiter bei deiner KTG-Versicherung an.
Ferienanspruch und Urlaub
Ferienanspruch ist in der Schweiz durch OR Art. 329a geregelt:
- Mitarbeitende bis 20 Jahre: 5 Wochen (25 Arbeitstage)
- Ab 20 Jahren: 4 Wochen (20 Arbeitstage)
- Viele Arbeitgeber bieten 25 Tage (beliebt als Benefit)
Ferien müssen innerhalb des Jahres bezogen werden — eine Auszahlung statt Ferien ist grundsätzlich verboten (OR Art. 329d Abs. 2). Ausnahme: Bei Austritt kann ein verbleibender Ferienanspruch als Lohn ausbezahlt werden.
Bei Krankheit oder Unfall: Ferienanspruch wird nicht verbraucht, wenn der Mitarbeiter krankgeschrieben ist (OR Art. 329b).
Kündigungsschutz und Kündigungsfristen
Das Schweizer Arbeitsrecht bietet Schutz vor missbräuchlicher Kündigung. Als Arbeitgeber musst du wissen:
- Kündigungsfristen (gesetzlich): 1 Monat (1. Dienstjahr), 2 Monate (2.–9. Jahr), 3 Monate (ab 10. Jahr) — immer auf Monatsende.
- Sperrfristen: Du kannst nicht kündigen während Krankheit (bis 30 Tage im 1. Jahr, bis 90 Tage im 2.–5. Jahr, bis 180 Tage ab 6. Jahr), Schwangerschaft und 16 Wochen nach Geburt, Militärdienst.
- Fristlose Kündigung: Nur bei schwerwiegendem Fehlverhalten (Diebstahl, Vertrauensbruch) möglich. Im Zweifelsfall Anwalt konsultieren.
- Arbeitszeugnis: Mitarbeiter hat Recht auf ein qualifiziertes Zeugnis. Muss wohlwollend, aber wahrheitsgemäss sein.
Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?
Viele Gründer rechnen nur mit dem Bruttolohn. Die realen Gesamtkosten liegen ca. 20–25% höher. Beispiel bei CHF 8’200 Brutto/Monat:
- Bruttolohn: CHF 8’200
- AHV/ALV Arbeitgeberanteil (~6.4%): CHF 512
- UVG Berufsunfall (~0.7%): CHF 56
- BVG Arbeitgeberanteil (~7%): CHF 560
- KTG Arbeitgeberanteil (~0.5%): CHF 40
- Gesamtkosten: ca. CHF 9’268/Monat
Dazu kommen variable Kosten: 13. Monatslohn (+8.33% des Jahreslohns), allfällige Spesen, Boni, Weiterbildungskosten, Arbeitsplatzausstattung.
Arbeitsgesetz: Arbeitszeiten und Schutzregeln
Das Arbeitsgesetz (ArG) schützt Mitarbeitende bei Arbeitszeiten und Gesundheit. Die wichtigsten Regeln:
- Max. Arbeitszeit: 45 Stunden/Woche in Büro, Industrie und Gewerbe. 50 Stunden in anderen Branchen. Überzeit: max. 2 Stunden/Tag, Kompensation mit Freizeit oder Zuschlag von 25%.
- Ruhezeiten: Mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen. Tägliche Pause: 15 Min. (bis 5.5h Arbeit), 30 Min. (5.5–7h), 1h (über 7h).
- Nachtarbeit und Sonntagsarbeit: Grundsätzlich verboten ohne Bewilligung. Ausnahmen möglich, aber aufwendig.
- Ausnahmen: Leitende Angestellte (Art. 3 ArG) und Heimarbeitende sind vom ArG ausgenommen.
Häufige Fragen zur ersten Anstellung
Muss ein Arbeitsvertrag in der Schweiz schriftlich sein?
Nein. Ein Arbeitsvertrag kann mündlich abgeschlossen werden (OR Art. 320 Abs. 1). Aber: Mündliche Verträge sind streitanfällig. Empfehlung: Immer schriftlich, auch wenn es nur eine einfache Vereinbarung ist. Bestimmte Klauseln (Konkurrenzverbot, Überzeit-Abgeltung) sind nur gültig, wenn schriftlich festgehalten.
Wie lange ist die Probezeit in der Schweiz?
Standardmässig 1 Monat (OR Art. 335b). Durch Einzelarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann sie auf maximal 3 Monate verlängert werden. Während der Probezeit: Kündigung beiderseits mit 7 Tagen Frist möglich, kein Kündigungsschutz.
Wie viele Ferientage hat ein Mitarbeiter in der Schweiz?
Mindestens 4 Wochen (20 Arbeitstage) pro Jahr (OR Art. 329a). Mitarbeitende unter 20 Jahren: 5 Wochen. Viele Arbeitgeber bieten 25 Tage. Manche Gesamtarbeitsverträge schreiben mehr vor. Wichtig: Auch Teilzeitarbeitende haben Anspruch auf 4 Wochen, anteilsmässig.
Ab wann muss mein Mitarbeiter bei der Pensionskasse (BVG) angemeldet sein?
Ab dem 1. Januar nach Vollendung des 17. Lebensjahres für die Risikoversicherung (Tod und Invalidität), und ab dem 1. Januar nach dem 24. Geburtstag für das Alterssparen. Schwellenwert: Jahreslohn über CHF 22'680 (2026). Darunter: freiwillige Versicherung möglich.
Was kostet mich ein Mitarbeiter mit CHF 8'000 Bruttolohn pro Monat?
Rechne mit einem Gesamtkostenaufschlag von ca. 20–25% über dem Bruttolohn: AHV/ALV (Arbeitgeberanteil ~6.4%), UVG-BU (ca. 1%), BVG-Arbeitgeberanteil (ca. 7–10%), KTG (ca. 1%). Bei CHF 8'000 Bruttolohn entstehen monatliche Gesamtkosten von ca. CHF 9'600–10'000. Dazu kommen allfällige Boni, Spesen, Weiterbildung.
Gilt das Arbeitsgesetz (ArG) für meine GmbH?
Das Arbeitsgesetz (ArG) gilt für die meisten Betriebe — also auch für deine GmbH. Es regelt Arbeitszeit (max. 45 Std./Woche in Industrie und Büro), Ruhezeiten, Nacht- und Sonntagsarbeit, Gesundheitsschutz. Bestimmte leitende Angestellte sind vom ArG ausgenommen (Art. 3 ArG).