Ersten Mitarbeiter einstellen in der Schweiz — Checkliste 2026

Du willst deinen ersten Mitarbeiter einstellen — ein wichtiger Schritt. Und gleichzeitig der Moment, in dem sich vieles verändert: Du wirst zum Arbeitgeber, und damit gelten plötzlich Dutzende neue Regeln.

Viele Gründer unterschätzen den administrativen Aufwand der ersten Anstellung. Arbeitsvertrag, AHV-Anmeldung, UVG-Versicherung, BVG-Anschluss, Quellensteuer bei ausländischen Mitarbeitenden — das meiste sollte vor dem ersten Arbeitstag stehen. Wer das vergisst, riskiert Nachzahlungen und im schlimmsten Fall persönliche Haftung.

Dieser Leitfaden gibt dir eine konkrete Checkliste und erklärt alle Pflichten, die mit der ersten Anstellung entstehen.

Das neue Regelwerk als Arbeitgeber

Als Gründer warst du bis jetzt "nur" Geschäftsführer deiner GmbH. Mit dem ersten Mitarbeiter kommen neue Gesetze ins Spiel:

• Obligationenrecht (OR): Art. 319–362 regeln Arbeitsvertrag, Lohnfortzahlung, Kündigung, Ferienanspruch.
• Arbeitsgesetz (ArG): Maximale Arbeitszeiten, Ruhepausen, Nacht- und Sonntagsarbeit, Gesundheitsschutz.
• AHVG: AHV/IV/EO-Pflichten als Arbeitgeber.
• BVG: Pensionskassenpflicht ab bestimmten Einkommensgrenzen.
• UVG: Unfallversicherungspflicht für alle Mitarbeitenden.
• Quellensteuer (DBG Art. 83 ff. und kantonales Steuerrecht): Bei ausländischen Mitarbeitenden ohne C-Ausweis, ausser sie sind mit einer Person mit Schweizer Bürgerrecht oder C-Ausweis verheiratet.

Du musst diese Gesetze nicht auswendig können. Aber du musst wissen, dass sie existieren — und sicherstellen, dass deine Prozesse sie erfüllen.

Checkliste: Vor dem ersten Arbeitstag

• ✅ Schriftlicher Arbeitsvertrag aufgesetzt und unterzeichnet
• ✅ Firma bei der Ausgleichskasse angemeldet; Mitarbeitende ohne AHV-Nummer umgehend melden (mit AHV-Nummer genügt die jährliche Lohnbescheinigung)
• ✅ UVG-Versicherung (Suva oder privat) abgeschlossen — versichert ist der Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag
• ✅ BVG-Anschluss geprüft: Ist der Jahreslohn über CHF 22’680 (2026)? → bei der Pensionskasse anmelden
• ✅ Quellensteuer: Hat der Mitarbeiter einen C-Ausweis? Wenn nicht → Quellensteuer-Pflicht prüfen
• ✅ KTG-Versicherung (Krankentaggeld) abgeschlossen oder alternativ OR 324a Lohnfortzahlungspflicht beachten
• ✅ Personalblatt ausgefüllt (AHV-Nr., Adresse, Zivilstand, Nationalität)
• ✅ Lohnbuchhaltungssoftware eingerichtet
• ✅ Erster Lohn geplant und Bankverbindung hinterlegt

Arbeitsvertrag: Was muss rein?

Einen Arbeitsvertrag schriftlich zu gestalten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben — aber dringend empfohlen. Bei unbefristeten oder mehr als einen Monat dauernden Anstellungen musst du spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich informieren über Vertragsparteien, Beginn, Funktion, Lohn samt Zulagen und wöchentliche Arbeitszeit (OR Art. 330b). Ohne schriftlichen Vertrag entstehen bei Streitigkeiten Beweisprobleme.

Ein guter Arbeitsvertrag für eine Schweizer GmbH enthält:

• Name und Adresse beider Parteien
• Stellenbezeichnung und Aufgabenbeschreibung
• Arbeitsbeginn und -ort
• Pensum (Vollzeit 100% oder Teilzeit X%)
• Bruttolohn (monatlich oder jährlich) + 13. Monatslohn (ob ja/nein)
• Probezeit (1 Monat, schriftlich verlängerbar auf max. 3 Monate)
• Ferienanspruch (mind. 4 Wochen/Jahr, bis zum 20. Altersjahr 5 Wochen)
• Kündigungsfristen (Probezeit: 7 Tage; nach Probezeit: gesetzliche Fristen)
• Überstunden-Regelung (Lohnzuschlag oder Kompensation mit Freizeit)
• Datenschutzklausel
• Allfälliges Konkurrenzverbot (muss schriftlich sein, nach Ort, Zeit und Gegenstand begrenzt, höchstens 3 Jahre ausser bei besonderen Umständen)

Probezeit: Rechte und Pflichten

Die Probezeit schützt beide Seiten. Als Probezeit gilt der erste Monat; schriftlich kann sie auf höchstens 3 Monate verlängert werden (OR Art. 335b).

Während der Probezeit:

• Kündigung möglich mit 7 Tagen Frist (beiderseits)
• Keine Sperrfristen — der Schutz bei Krankheit, Unfall, Schwangerschaft oder Militärdienst beginnt erst nach der Probezeit (OR Art. 336c)
• Aber: Wird die Probezeit wegen Krankheit, Unfall oder einer gesetzlichen Pflicht tatsächlich verkürzt, verlängert sie sich entsprechend (OR Art. 335b Abs. 3)

Nach der Probezeit: Die Kündigungsfristen wachsen mit der Dienstjahresstaffel (1 Monat im 1. Jahr, 2 Monate im 2.–9. Jahr, 3 Monate ab 10. Jahr). Wichtig: Schriftlich kannst du andere Fristen vereinbaren — unter einen Monat aber nur per Gesamtarbeitsvertrag und nur im ersten Dienstjahr (OR Art. 335c Abs. 2), und für beide Seiten muss dieselbe Frist gelten.

Sozialversicherungen anmelden

Rund um den ersten Arbeitstag erledigst du:

• AHV/ALV: Deine Firma muss bei der Ausgleichskasse angemeldet sein. Neue Mitarbeitende ohne AHV-Nummer meldest du umgehend, damit sie eine Nummer erhalten; mit AHV-Nummer genügt es bei den meisten Kassen, sie in der jährlichen Lohnbescheinigung aufzuführen.
• UVG: Die Unfallversicherung beginnt von Gesetzes wegen mit dem Arbeitsverhältnis (UVG Art. 3). Deine Firma braucht dafür einen UVG-Vertrag — bei der Suva (bestimmte Branchen) oder einem privaten Versicherer; die Prämien bemessen sich nach der Lohnsumme.
• BVG: Prüfe, ob der Jahreslohn über CHF 22’680 liegt (2026). Wenn ja: Mitarbeiter bei der Pensionskasse anmelden. Versichert ist er von Gesetzes wegen ab Antritt des Arbeitsverhältnisses (BVG Art. 10) — melde ihn deshalb sofort.
• KTG: Optional, aber empfohlen. Melde den Mitarbeiter bei deiner KTG-Versicherung an.

Ferienanspruch und Urlaub

Ferienanspruch ist in der Schweiz durch OR Art. 329a geregelt:

• Mitarbeitende bis zum vollendeten 20. Altersjahr: 5 Wochen (25 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche)
• Danach: mindestens 4 Wochen (20 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche)
• Mehr Ferien kannst du freiwillig gewähren oder ein Gesamtarbeitsvertrag schreibt sie vor

Ferien werden in der Regel im laufenden Dienstjahr bezogen. Eine Auszahlung statt Ferien ist während des Arbeitsverhältnisses verboten (OR Art. 329d Abs. 2). Ausnahme: Bei Austritt kann ein verbleibender Ferienanspruch als Lohn ausbezahlt werden.

Bei Krankheit oder Unfall: Wer während der Ferien so krank wird, dass Erholung nicht möglich ist, kann die Ferientage nachholen (Arztzeugnis). Fehlt jemand unverschuldet, etwa wegen Krankheit, darfst du die Ferien für den ersten Monat Abwesenheit im Dienstjahr nicht kürzen; erst nach zwei vollen Monaten um einen Zwölftel, nach drei um zwei Zwölftel usw. (OR Art. 329b Abs. 2). Bei Schwangerschaft bleiben die ersten zwei Monate frei (Abs. 3).

Kündigungsschutz und Kündigungsfristen

Das Schweizer Arbeitsrecht bietet Schutz vor missbräuchlicher Kündigung. Als Arbeitgeber musst du wissen:

• Kündigungsfristen (gesetzlich): 1 Monat (1. Dienstjahr), 2 Monate (2.–9. Jahr), 3 Monate (ab 10. Jahr) — je auf das Ende eines Monats (OR Art. 335c).
• Sperrfristen (nach der Probezeit, OR Art. 336c): Du kannst nicht kündigen während Krankheit oder Unfall (bis 30 Tage im 1. Dienstjahr, bis 90 Tage im 2.–5., bis 180 Tage ab dem 6.), während der Schwangerschaft und 16 Wochen nach der Geburt sowie während obligatorischem Militär-, Zivilschutz- oder Zivildienst, bei längeren Diensten auch in den Wochen davor und danach. Eine Kündigung in der Sperrfrist ist nichtig.
• Fristlose Kündigung: Nur bei schwerwiegendem Fehlverhalten (Diebstahl, Vertrauensbruch) möglich. Im Zweifelsfall Anwalt konsultieren.
• Arbeitszeugnis: Mitarbeiter hat Recht auf ein qualifiziertes Zeugnis. Muss wohlwollend, aber wahrheitsgemäss sein.

Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?

Viele Gründer rechnen nur mit dem Bruttolohn. Beispiel bei CHF 8’000 Brutto/Monat, Mitarbeiterin 35 Jahre, Firma im Kanton Zug, BVG nach gesetzlichem Minimum:

• Bruttolohn: CHF 8’000
• AHV/IV/EO und ALV, Arbeitgeberanteil (5.3% + 1.1% = 6.4%): CHF 512
• Familienzulagen (Familienausgleichskasse Zug, 1.35%): CHF 108
• BVG, Arbeitgeberanteil: mindestens die Hälfte der Altersgutschrift von 10% auf dem koordinierten Lohn von CHF 64’260 (max. koordinierter Lohn 2026) = rund CHF 268
• Zwischentotal: rund CHF 8’888/Monat
• Dazu kommen: Verwaltungskosten der Ausgleichskasse (höchstens 5% der AHV/IV/EO-Beiträge), Berufsunfall-Prämie (je nach Branche), Risikobeiträge und Verwaltungskosten der Pensionskasse, allenfalls Krankentaggeld — je nach Branche und Versicherer verschieden

Dazu kommen variable Kosten: 13. Monatslohn (+8.33% des Jahreslohns), allfällige Spesen, Boni, Weiterbildungskosten, Arbeitsplatzausstattung.

Arbeitsgesetz: Arbeitszeiten und Schutzregeln

Das Arbeitsgesetz (ArG) schützt Mitarbeitende bei Arbeitszeiten und Gesundheit. Die wichtigsten Regeln:

• Max. Arbeitszeit: 45 Stunden/Woche für Büropersonal, technische Angestellte und industrielle Betriebe, 50 Stunden für alle übrigen (ArG Art. 9). Überzeit: max. 2 Stunden/Tag (ArG Art. 12); Ausgleich mit Freizeit im Einverständnis des Mitarbeitenden oder mindestens 25% Lohnzuschlag — beim Büropersonal erst ab der 61. Überzeitstunde im Jahr (ArG Art. 13).
• Ruhezeiten: Mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen. Pausen (ArG Art. 15): 15 Min. bei mehr als 5½ Stunden Arbeit, 30 Min. bei mehr als 7 Stunden, 1 Stunde bei mehr als 9 Stunden.
• Nachtarbeit und Sonntagsarbeit: Grundsätzlich verboten; Ausnahmen brauchen eine Bewilligung.
• Ausnahmen: Angestellte mit einer höheren leitenden Tätigkeit und Heimarbeitende sind vom ArG ausgenommen (Art. 3 ArG).

Häufige Fragen zur ersten Anstellung