Du zahlst dir deinen ersten Geschäftsführerlohn aus — oder du stellst deinen ersten Mitarbeiter ein. Ab diesem Moment bist du offiziell Arbeitgeber, und damit gelten neue Pflichten: korrekte Lohnabrechnung, Sozialversicherungsbeiträge einbehalten und abliefern, Lohnausweise erstellen.
In der Schweiz ist die Lohnabrechnung aufwendiger als in vielen anderen Ländern. AHV, IV, EO, ALV, UVG, KTG, BVG — das Kürzel-Dschungel verwirrt Gründer regelmässig. Fehler bei der Lohnabrechnung können teuer werden: Nachzahlungen mit Verzugszinsen, und in schweren Fällen persönliche Haftung der Geschäftsführer.
Dieser Leitfaden erklärt alle relevanten Sozialversicherungen, den Lohnausweis, die Quellensteuer und die wichtigsten Fristen.
Grundlagen der Lohnabrechnung
Eine Lohnabrechnung zeigt: Was erhält der Mitarbeitende brutto? Was wird abgezogen (Sozialversicherungen, Quellensteuer)? Was erhält er netto?
Jede monatliche Lohnabrechnung muss enthalten:
- Bruttolohn (Monatslohn + allfällige Zulagen)
- AHV/IV/EO-Abzug (Arbeitnehmeranteil: 5.3%)
- ALV-Abzug (Arbeitnehmeranteil: 1.1%)
- UVG-Abzug für Nichtbetriebsunfall (variiert, ca. 1–3%)
- BVG-Abzug (Arbeitnehmeranteil, je nach Pensionskasse)
- Quellensteuer (nur für Mitarbeitende ohne C-Ausweis)
- Nettolohn (Auszahlungsbetrag)
Sozialversicherungsbeiträge im Überblick
Die Schweizer Sozialversicherungen teilen sich in Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil auf. Als GmbH trägst du den Arbeitgeberanteil zusätzlich zum Lohn.
AHV/IV/EO und ALV
Die AHV (Alters- und Hinterbliebenenversicherung), IV (Invalidenversicherung) und EO (Erwerbsersatzordnung) werden gemeinsam abgerechnet:
- AHV/IV/EO total: 10.6% des Bruttolohns (je 5.3% Arbeitnehmer und Arbeitgeber)
- ALV (Arbeitslosenversicherung): 2.2% total (je 1.1%). Bei Lohn über CHF 148’200 (2026): zusätzlich 1% ALV-Solidaritätsbeitrag auf dem Überschuss, nur Arbeitnehmer.
Abgerechnet wird über die kantonale AHV-Ausgleichskasse. Diese gibt dir eine Arbeitgebernummer und teilt dir die monatlichen Akontozahlungen mit (basierend auf der Lohnschätzung).
UVG und KTG
UVG (Unfallversicherung nach Bundesgesetz über die Unfallversicherung):
- Berufsunfallversicherung (BU): Pflicht, vollständig vom Arbeitgeber getragen. Prämie: 0.5–2%, je nach Branche und Risiko.
- Nichtberufsunfallversicherung (NBU): Pflicht ab 8 Arbeitsstunden/Woche, vollständig vom Arbeitnehmer getragen. Prämie: 1–3.5%.
SUVA ist die staatliche Unfallversicherung (Pflicht für bestimmte Branchen). Viele GmbHs wählen eine private UVG-Versicherung — oft günstiger und flexibler.
KTG (Krankentaggeldversicherung): Freiwillig, aber stark empfohlen. Versichert den Lohnausfall bei Krankheit. Ohne KTG: Arbeitgeber muss OR Art. 324a einhalten (Lohnfortzahlung 3 Wochen im 1. Jahr, danach nach Berner Skala). Mit KTG: Versicherung übernimmt ab Tag 3 oder 30, je nach Vertrag.
BVG (Pensionskasse)
Die berufliche Vorsorge (BVG) ist Pflicht ab einem Jahreslohn von CHF 22’280 (2026). Als Arbeitgeber:
- Muss deine GmbH einer Pensionskasse angeschlossen sein.
- Trägst du mindestens 50% der Gesamtprämie. Viele Arbeitgeber zahlen 60–100%.
- Musst du den Arbeitnehmeranteil vom Lohn abziehen und mit dem Arbeitgeberanteil zusammen an die PK abliefern.
Als GmbH-Gründer bist du selbst auch BVG-pflichtig, sobald dein Lohn CHF 22’280 übersteigt. Du kannst aber wählen: klassische Pensionskasse oder freiwillige Säule 3a (für Selbständige — aber als GmbH-Geschäftsführer bist du kein Selbständigerwerbender, sondern Angestellter).
Lohnausweis: Pflicht und Inhalt
Der Lohnausweis (Formular 11) ist das jährliche Dokument, das jeder Mitarbeitende für seine Steuererklärung braucht. Du musst ihn bis spätestens 31. Januar des Folgejahres ausstellen.
Der offizielle Lohnausweis muss enthalten:
- Bruttolohn des Jahres (inkl. 13. Monatslohn, Boni, Spesen)
- Abzüge: AHV/ALV/NBUV, BVG-Arbeitnehmeranteil, KTG-Arbeitnehmeranteil
- Einmalige Leistungen (Jubiläumsprämien, Abgangsentschädigung)
- Naturalleistungen (Geschäftsauto, Verpflegung)
- Bemerkungen (z.B. Teilzeitpensum)
Das offizielle Formular 11 ist kostenlos vom Kanton erhältlich — oder direkt in Lohnbuchhaltungssoftware wie Bexio integriert (automatisch befüllt aus den Monatsabrechnungen).
Quellensteuer für ausländische Mitarbeitende
Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung C — also B-Ausweis, L-Ausweis, oder Grenzgänger — unterliegen der Quellensteuer. Das bedeutet: Du als Arbeitgeber ziehst die Steuer direkt vom Lohn ab und leitest sie monatlich ans kantonale Steueramt weiter.
Wichtige Punkte zur Quellensteuer:
- Monatliche Ablieferung: Bis Ende des Folgemonats. Verspätung = Verzugszinsen.
- Steuersätze: Variieren je nach Kanton, Lohnhöhe, Zivilstand und Anzahl Kinder. Quellensteuer-Tabellen sind auf den kantonalen Steuerbehörden-Webseiten verfügbar.
- Lohnausweis: Muss die einbehaltene Quellensteuer ausweisen.
- Abrechnung: Jährliche Zusammenfassung aller einbehaltenen Quellensteuern ans Steueramt.
Fehler bei der Quellensteuer sind häufig und teuer. Empfehlung: Quellensteuer-Berechnung immer über Software abwickeln — nicht von Hand.
Fristen und Abrechnungsrhythmus
- Monatlich: AHV/ALV Akontozahlung an Ausgleichskasse, Quellensteuer ans Steueramt, BVG ans Pensionskasse
- Jährlich bis 31. Januar: AHV-Jahresabrechnung einreichen, Lohnausweise an Mitarbeitende ausstellen
- Jährlich bis 30. Juni: Jahresabschluss mit Lohnkosten-Nachweis erstellen
- Bei Anstellung: UVG-Meldung an Versicherer, BVG-Anmeldung des Mitarbeitenden, AHV-Anmeldung des Mitarbeitenden
- Bei Austritt: Austrittsbescheinigung ausstellen, Freizügigkeitsleistung an PK-Freizügigkeitskonto überweisen
Software für die Lohnbuchhaltung
Lohnbuchhaltung von Hand zu führen ist fehleranfällig und zeitraubend. Empfohlene Lösungen:
- Bexio: Integriert in die Buchhaltung, automatische Quellensteuer-Berechnung, AHV-Schnittstelle, Lohnausweis-Erstellung. Für kleine GmbHs die erste Wahl.
- Swisssalary: Spezialisiert auf Lohnbuchhaltung, sehr mächtig. Für GmbHs mit mehr als 10 Mitarbeitenden.
- Abacus: Enterprise-Lösung mit kompletter ERP-Integration. Relevant ab 20+ Mitarbeitenden.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
Welche Sozialversicherungsbeiträge muss eine GmbH als Arbeitgeber zahlen?
Als Arbeitgeber bezahlst du AHV/IV/EO (5.3% Arbeitgeberanteil), ALV (1.1%), UVG (Betriebsunfall-Prämie ca. 0.5–1.5%), KTG (Krankentaggeld, freiwillig aber empfohlen), sowie den Arbeitgeberanteil BVG (mindestens 50% der Gesamtprämie). Total Arbeitgeberanteil: ca. 7–10% des Bruttolohns, je nach Pensionskasse.
Wann muss ich die Lohnabrechnung an die AHV einreichen?
Die AHV-Beiträge werden monatlich vorab als Akontozahlung geleistet (Schätzung der Ausgleichskasse). Die definitive Jahresabrechnung wird bis Ende Januar des Folgejahres eingereicht. Die Ausgleichskasse stellt danach die Jahresabrechnung aus — Nachzahlung oder Rückerstattung.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Lohnausweis?
Die Lohnabrechnung ist die monatliche Berechnung: Bruttolohn minus Sozialversicherungsabzüge = Nettolohn. Der Lohnausweis ist das jährliche Dokument (Formular 11), das der Arbeitgeber dem Mitarbeiter bis 31. Januar ausstellt und das dieser für die Steuererklärung braucht.
Muss ich als GmbH-Geschäftsführer auch eine Lohnabrechnung erstellen?
Ja. Auch dein eigener Geschäftsführerlohn muss korrekt abgerechnet werden — mit AHV/ALV-Abzügen und Lohnausweis. Die GmbH ist dein Arbeitgeber. Du bezahlst sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungen (über die GmbH).
Was passiert bei der Quellensteuer für ausländische Mitarbeitende?
Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung C und ohne Ehepartner mit C-Ausweis unterliegen der Quellensteuer. Als Arbeitgeber musst du die Quellensteuer direkt vom Lohn abziehen und monatlich ans kantonale Steueramt abliefern. Die Steuersätze variieren je nach Kanton, Lohn und Familiensituation.
Welche Software empfiehlst du für die Lohnbuchhaltung?
Für kleine GmbHs mit bis zu 10 Mitarbeitenden empfehlen wir Bexio — integrierte Lohnbuchhaltung mit AHV-Anbindung, Quellensteuer-Berechnung und Lohnausweis-Erstellung. Alternativ: Abacus für komplexere Strukturen oder Sage für mittelgrosse Unternehmen.