Du zahlst dir deinen ersten Geschäftsführerlohn aus — oder du stellst deinen ersten Mitarbeiter ein. Ab diesem Moment bist du offiziell Arbeitgeber, und damit gelten neue Pflichten: korrekte Lohnabrechnung, Sozialversicherungsbeiträge einbehalten und abliefern, Lohnausweise erstellen.
AHV, IV, EO, ALV, UVG, KTG, BVG — der Kürzel-Dschungel verwirrt Gründer regelmässig. Fehler bei der Lohnabrechnung können teuer werden: Nachzahlungen mit Verzugszinsen, und in schweren Fällen haften die Organe der GmbH persönlich für nicht bezahlte AHV-Beiträge.
Dieser Leitfaden erklärt alle relevanten Sozialversicherungen, den Lohnausweis, die Quellensteuer und die wichtigsten Fristen.
Grundlagen der Lohnabrechnung
Eine Lohnabrechnung zeigt: Was erhält der Mitarbeitende brutto? Was wird abgezogen (Sozialversicherungen, Quellensteuer)? Was erhält er netto?
Jede monatliche Lohnabrechnung enthält:
- Bruttolohn (Monatslohn + allfällige Zulagen)
- AHV/IV/EO-Abzug (Arbeitnehmeranteil: 5.3%)
- ALV-Abzug (Arbeitnehmeranteil: 1.1%, bis CHF 148’200 Jahreslohn)
- Prämie für Nichtberufsunfall (NBU, ab 8 Wochenstunden; laut Suva meist 1–2% des Lohns)
- BVG-Abzug (Arbeitnehmeranteil, je nach Pensionskasse)
- Allfälliger Arbeitnehmeranteil an der Krankentaggeldversicherung (KTG)
- Quellensteuer (nur für quellensteuerpflichtige Mitarbeitende)
- Nettolohn (Auszahlungsbetrag)
Sozialversicherungsbeiträge im Überblick
Die Schweizer Sozialversicherungen teilen sich in Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil auf. Als GmbH trägst du den Arbeitgeberanteil zusätzlich zum Lohn.
AHV/IV/EO und ALV
Die AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung), IV (Invalidenversicherung) und EO (Erwerbsersatzordnung) werden gemeinsam abgerechnet:
- AHV/IV/EO total: 10.6% des Bruttolohns (je 5.3% Arbeitnehmer und Arbeitgeber), ohne Obergrenze
- ALV (Arbeitslosenversicherung): 2.2% total (je 1.1%) auf dem Lohn bis CHF 148’200 pro Jahr. Auf dem Lohnteil darüber fallen keine ALV-Beiträge an — das frühere Solidaritätsprozent ist seit 1. Januar 2023 weggefallen.
- FAK (Familienzulagen): trägt der Arbeitgeber (nur im Wallis zahlen auch Arbeitnehmende einen Teil); Satz je nach Kanton und Familienausgleichskasse (z. B. Zug 1.35%)
Abgerechnet wird über die zuständige Ausgleichskasse — die kantonale am Firmensitz oder, bei Mitgliedschaft in einem Verband, dessen Verbandsausgleichskasse. Sie teilt dir eine Abrechnungsnummer zu und setzt die Akontobeiträge fest (vierteljährlich, bei einer Lohnsumme über CHF 200’000 monatlich), basierend auf der voraussichtlichen Lohnsumme.
UVG und KTG
UVG (Unfallversicherung nach Bundesgesetz über die Unfallversicherung): Die Unfallversicherung (UVG) ist ab dem ersten Arbeitstag obligatorisch — auch für dich als Geschäftsführer mit Lohn, selbst wenn du der einzige Angestellte deiner eigenen Firma bist (UVG Art. 1a).
- Berufsunfallversicherung (BU): Pflicht, vollständig vom Arbeitgeber getragen. Die Prämie hängt von Branche und Unfallrisiko ab.
- Nichtberufsunfallversicherung (NBU): Pflicht ab 8 Arbeitsstunden pro Woche beim selben Arbeitgeber, grundsätzlich vom Arbeitnehmer getragen (Art. 91 UVG). Laut Suva meist 1–2% des Lohns.
- Versichert ist der Lohn bis CHF 148’200 pro Jahr.
Betriebe bestimmter Branchen — etwa Industrie und Bau, aber auch Planungs- und Temporärbüros — sind von Gesetzes wegen bei der Suva versichert (Art. 66 UVG). Alle anderen schliessen die UVG bei einem privaten Versicherer ab.
KTG (Krankentaggeldversicherung): Freiwillig, aber stark empfohlen. Sie versichert den Lohnausfall bei Krankheit. Ohne KTG gilt die Lohnfortzahlung nach Art. 324a OR: 3 Wochen im 1. Dienstjahr, sofern das Arbeitsverhältnis mehr als 3 Monate gedauert hat oder dafür eingegangen wurde, danach angemessen länger nach Berner, Zürcher oder Basler Skala. Eine KTG-Lösung ersetzt diese Pflicht, wenn sie für die Mitarbeitenden mindestens gleichwertig ist (Art. 324a Abs. 4 OR); die Versicherung zahlt nach der vereinbarten Wartefrist.
BVG (Pensionskasse)
Die berufliche Vorsorge (BVG) ist Pflicht ab einem Jahreslohn über CHF 22’680 (2026; ab 1. Januar 2027 CHF 23’040). Als Arbeitgeber:
- Muss deine GmbH einer registrierten Pensionskasse angeschlossen sein.
- Trägst du mindestens die Hälfte der Beiträge (Art. 66 BVG).
- Musst du den Arbeitnehmeranteil vom Lohn abziehen und mit dem Arbeitgeberanteil zusammen an die Pensionskasse abliefern.
Als GmbH-Gründer bist du selbst BVG-pflichtig, sobald dein Lohn CHF 22’680 übersteigt — als Geschäftsführer mit Lohn bist du Angestellter deiner GmbH, nicht Selbständigerwerbender. Eine Wahl zwischen Pensionskasse und Säule 3a gibt es dann nicht; die Säule 3a kommt freiwillig dazu.
Lohnausweis: Pflicht und Inhalt
Der Lohnausweis (Formular 11) ist das jährliche Dokument, das jeder Mitarbeitende für seine Steuererklärung braucht. Du stellst ihn nach Jahresende aus, bei einem Austritt sofort. Einige Kantone verlangen zusätzlich ein Exemplar direkt für die kantonale Steuerverwaltung — welche, steht in der Wegleitung der ESTV zum Lohnausweis.
Der Lohnausweis enthält unter anderem:
- Bruttolohn des Jahres (inkl. 13. Monatslohn und Boni)
- Gehaltsnebenleistungen wie die private Nutzung des Geschäftsautos oder Verpflegung
- Abzüge: Arbeitnehmerbeiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV sowie Beiträge an die berufliche Vorsorge (BVG)
- Spesenvergütungen — separat, nicht im Bruttolohn
- Bemerkungen (z.B. Teilzeitpensum, genehmigtes Spesenreglement)
Formular und Wegleitung stellt die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) bereit; Lohnsoftware füllt den Lohnausweis aus den Monatsabrechnungen aus.
Quellensteuer für ausländische Mitarbeitende
Ausländische Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung C — also mit B- oder L-Ausweis — unterliegen der Quellensteuer, ausser sie sind mit einer Person mit Schweizer Bürgerrecht oder C-Ausweis verheiratet; dazu kommen Grenzgänger. Das bedeutet: Du als Arbeitgeber ziehst die Steuer direkt vom Lohn ab und rechnest sie mit dem kantonalen Steueramt ab.
Wichtige Punkte zur Quellensteuer:
- Abrechnung: Periodisch, die Frist setzt der Kanton — im Kanton Zürich innert 30 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode (in der Regel ein Monat). Für verspätet abgerechnete Quellensteuern können Zinsen anfallen.
- Steuersätze: Variieren je nach Kanton, Lohnhöhe, Zivilstand und Anzahl Kinder. Quellensteuer-Tarife sind auf den kantonalen Steuerbehörden-Webseiten verfügbar.
- Lohnausweis: Muss die einbehaltene Quellensteuer ausweisen.
- Bezugsprovision: Wer rechtzeitig abrechnet und abliefert, erhält vom Kanton eine Provision von 1–2% der Quellensteuer.
Fehler bei der Quellensteuer sind häufig und teuer. Empfehlung: Quellensteuer-Berechnung immer über Software abwickeln — nicht von Hand.
Fristen und Abrechnungsrhythmus
- Laufend: Akontobeiträge an die Ausgleichskasse (vierteljährlich, ab CHF 200’000 Lohnsumme monatlich), Quellensteuer ans Steueramt (je nach Kanton), BVG-Beiträge an die Pensionskasse (gemäss Anschlussvertrag)
- Jährlich bis 30. Januar: Lohnbescheinigung an die Ausgleichskasse (Art. 36 AHVV); nach Jahresende Lohnausweise an die Mitarbeitenden ausstellen
- Bei Anstellung: Mitarbeitende ohne AHV-Nummer umgehend der Ausgleichskasse melden (mit AHV-Nummer genügt die jährliche Lohnbescheinigung), Anmeldung bei der Pensionskasse, Unfall- und allenfalls Krankentaggeldversicherung nachführen
- Bei Austritt: Austritt der Pensionskasse melden — sie überweist die Freizügigkeitsleistung an die neue Vorsorgeeinrichtung oder auf ein Freizügigkeitskonto; Lohnausweis sofort ausstellen
Software für die Lohnbuchhaltung
Lohnbuchhaltung von Hand zu führen ist fehleranfällig und zeitraubend. Worauf du achtest:
- Swissdec-Zertifizierung: Zertifizierte Lohnsoftware übermittelt die Lohndaten nach dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM) elektronisch an Ausgleichskasse, Unfallversicherer, Steueramt und Bundesamt für Statistik.
- Anbieter: Swissdec veröffentlicht eine Liste zertifizierter Programme, darunter Lösungen von Abacus und Bexio.
- Grösse: Für eine GmbH mit wenigen Mitarbeitenden genügt meist ein einfaches Lohnmodul; mit wachsender Belegschaft lohnt sich eine Lösung mit mehr Auswertungen und Schnittstellen zur Buchhaltung.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
Welche Sozialversicherungsbeiträge muss eine GmbH als Arbeitgeber zahlen?
Als Arbeitgeber bezahlt die GmbH AHV/IV/EO (5.3% Arbeitgeberanteil), ALV (1.1% bis CHF 148’200 Jahreslohn), Familienzulagen-Beiträge (kantonal, z. B. Zug 1.35%), die Verwaltungskosten der Ausgleichskasse (höchstens 5% der AHV/IV/EO-Beiträge), die Berufsunfall-Prämie der UVG (je nach Branche) sowie mindestens die Hälfte der Pensionskassenbeiträge (BVG). Eine Krankentaggeldversicherung (KTG) ist freiwillig. Wie viel das insgesamt ausmacht, hängt vor allem von Branche, Alter der Mitarbeitenden und Pensionskasse ab.
Wann muss ich die Lohnabrechnung an die AHV einreichen?
Während des Jahres zahlst du Akontobeiträge auf der voraussichtlichen Lohnsumme — vierteljährlich, bei einer Lohnsumme über CHF 200’000 pro Jahr monatlich (Art. 34 AHVV). Nach Jahresende reichst du die Lohnbescheinigung ein, spätestens am 30. Januar des Folgejahres (Art. 36 AHVV). Die Ausgleichskasse verrechnet danach die Akontobeiträge mit den geschuldeten Beiträgen — Nachzahlung oder Rückerstattung.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Lohnausweis?
Die Lohnabrechnung ist die monatliche Berechnung: Bruttolohn minus Sozialversicherungsabzüge = Nettolohn. Der Lohnausweis ist das jährliche Dokument (Formular 11), das der Arbeitgeber nach Jahresende ausstellt (bei einem Austritt sofort) und das die Mitarbeitenden für die Steuererklärung brauchen.
Muss ich als GmbH-Geschäftsführer auch eine Lohnabrechnung erstellen?
Ja. Auch dein eigener Geschäftsführerlohn wird abgerechnet — mit AHV/IV/EO- und ALV-Abzügen, Unfallversicherung, ab einem Jahreslohn über CHF 22’680 mit Pensionskasse, und mit Lohnausweis. Die GmbH ist dein Arbeitgeber: Sie zahlt den Arbeitgeberanteil und zieht dir den Arbeitnehmeranteil vom Lohn ab.
Was passiert bei der Quellensteuer für ausländische Mitarbeitende?
Ausländische Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung C unterliegen der Quellensteuer, ausser sie sind mit einer Person mit Schweizer Bürgerrecht oder C-Ausweis verheiratet; dazu kommen Grenzgänger. Als Arbeitgeber ziehst du die Quellensteuer vom Lohn ab und rechnest sie mit dem kantonalen Steueramt ab — im Kanton Zürich innert 30 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode. Die Tarife hängen von Kanton, Lohn und Familiensituation ab.
Welche Software eignet sich für die Lohnbuchhaltung?
Verschiedene Schweizer Anbieter haben Lohnsoftware für kleine GmbHs, zum Beispiel Bexio oder Abacus. Achte auf die Swissdec-Zertifizierung: Dann übermittelt die Software die Lohndaten elektronisch nach dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM) an Ausgleichskasse, Unfallversicherer und Steueramt.