Du hast deine GmbH gegründet — Glückwunsch. Jetzt beginnt der laufende Betrieb, und damit auch eine Pflicht, über die viele Gründer überrascht sind: Als GmbH musst du zwingend doppelte Buchhaltung führen. Kein Wahlrecht, kein vereinfachtes Verfahren.
Das Schweizer Obligationenrecht ist hier eindeutig: OR Art. 957 Abs. 1 schreibt für alle juristischen Personen — also auch GmbHs — die ordentliche Buchführung mit Bilanz und Erfolgsrechnung vor. Wer das ignoriert, riskiert Steuernachzahlungen und persönliche Haftung der Geschäftsführer.
Buchführungspflicht für GmbHs
Das Obligationenrecht unterscheidet zwei Buchführungsformen: Die vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (für Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Umsatz) und die ordentliche doppelte Buchführung (Pflicht für alle juristischen Personen — also auch GmbHs, unabhängig vom Umsatz).
Was ist doppelte Buchhaltung?
Doppelte Buchführung bedeutet: Jede Transaktion wird auf zwei Konten gebucht — Soll und Haben. So ist die Bilanz immer ausgeglichen (Aktiven = Passiven). In der Praxis besteht sie aus Bilanz, Erfolgsrechnung, Journal (Hauptbuch) und Anhang.
Was gehört in die Buchhaltung?
Jede geschäftliche Transaktion muss erfasst werden — mit Originalbeleg: Ausgestellte und erhaltene Rechnungen, Lohnzahlungen, Bankbewegungen, AHV-Zahlungen, MWST-Abrechnungen, Abschreibungen und Rückstellungen.
Kein Beleg = keine Buchung. Alle Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Jahresabschluss und Fristen
Der Jahresabschluss (Bilanz + Erfolgsrechnung + Anhang) muss innerhalb von 6 Monaten nach Geschäftsjahresende vorliegen. Bei Kalenderjahr: bis 30. Juni. Er wird an der Generalversammlung genehmigt und bildet die Grundlage für die Unternehmenssteuerklärung.
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre
Alle Buchführungsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (OR Art. 958f). Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, sofern die Dokumente unveränderbar und jederzeit lesbar sind.
Braucht deine GmbH eine Revisionsstelle?
- Ordentliche Revision: Bei 2 von 3 Schwellenwerten: Bilanzsumme >CHF 20 Mio., Umsatz >CHF 40 Mio., > 250 Vollzeitstellen — für Startups irrelevant.
- Eingeschränkte Revision: Ab 10 Vollzeitstellen.
- Opting-out: Mit Zustimmung aller Gesellschafter bei weniger als 10 Mitarbeitenden. Spart CHF 2'000 bis 5'000 pro Jahr.
Selbst machen oder Treuhänder?
Selbst machen funktioniert bei wenigen Transaktionen und mit moderner Software. Treuhänder lohnen sich bei vielen Buchungen, Mitarbeitenden oder komplexer MWST. Floow-Empfehlung: Laufende Buchhaltung selbst, Jahresabschluss und Steuer durch Treuhänder — spart 50 bis 70% der Treuhänderkosten.
Buchhaltungssoftware für GmbHs
- Bexio — beliebteste Lösung für Schweizer KMU. MWST-konform, Bankanbindung, Lohnabrechnung integriert. Ab CHF 49 pro Monat.
- Banana Accounting — günstig (CHF 69 pro Jahr), gut für Buchhaltungs-Erfahrene.
- Abacus — Enterprise-Lösung ab 10+ Mitarbeitenden.
Was kostet Buchhaltung?
- Software: CHF 500 bis 700 pro Jahr
- Laufende Buchhaltung selbst: CHF 0 (ca. 3 bis 5 Stunden pro Monat)
- Jahresabschluss durch Treuhänder: CHF 1'500 bis 3'000 pro Jahr
- Steuererklärung durch Treuhänder: CHF 500 bis 1'500 pro Jahr
- Komplett-Outsourcing: CHF 3'000 bis 8'000 pro Jahr
Häufige Fragen zur Buchhaltung deiner GmbH
Muss eine GmbH in der Schweiz zwingend doppelte Buchhaltung führen?
Ja. Jede GmbH ist zur ordentlichen doppelten Buchführung verpflichtet (OR Art. 957 Abs. 1). Die vereinfachte Buchführung gilt nur für Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500’000 Umsatz — nicht für GmbHs.
Bis wann muss der Jahresabschluss fertig sein?
Innerhalb von 6 Monaten nach Geschäftsjahresende. Bei Kalenderjahr: bis 30. Juni des Folgejahres. Er wird an der ordentlichen Generalversammlung genehmigt.
Wie lange müssen GmbH-Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden?
10 Jahre (OR Art. 958f Abs. 1). Das gilt für Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Korrespondenz und Geschäftsbücher. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt.
Kann ich die Buchhaltung meiner GmbH selbst machen?
Ja, mit Buchhaltungssoftware wie Bexio. Empfehlung: Laufende Buchführung selbst führen, Jahresabschluss und Steuererklärung durch einen Treuhänder prüfen lassen.
Braucht meine GmbH eine Revisionsstelle?
Nur wenn 2 der 3 Schwellenwerte überschritten werden: Bilanzsumme über CHF 20 Mio., Umsatz über CHF 40 Mio., über 250 Vollzeitstellen. Für kleine GmbHs entfällt die Revisionspflicht.
Was kostet ein Treuhänder für die GmbH-Buchhaltung?
Für eine kleine GmbH rechne mit CHF 2’000 bis 6’000 pro Jahr für laufende Buchhaltung und Jahresabschluss. Nur Jahresabschluss: CHF 1’500 bis 3’000. Treuhänder-Stundensätze: CHF 150 bis 250.